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一个不能少四个关键做好信息化集成

发布时间:2020-07-21 18:25:01 阅读: 来源:玄关厂家

摘要:市场上的项目集成方案也越来越多。有的软件厂商甚至推出了系统集成的平台,帮助企业完成这项改革。那么企业该如何选择合适的选目集成方案呢?

关键词:开发系统集成

信息化项目建设正在大部分企业中如火如荼的进行着。但是由于前期规划不足等原因,不少企业正面临着一个比较严重的问题。企业可能有多个信息化管理系统,而这多个系统之间却相互独立工作,缺乏应有的协调。为了提高信息化管理系统的收益,企业不得不花相当大的精力与做好系统的集成工作。在这种情况下,市场上的项目集成方案也越来越多。有的软件厂商甚至推出了系统集成的平台,帮助企业完成这项改革。那么企业该如何选择合适的选目集成方案呢?由于各个企业情况不同,没有标准的答案。不过在选购的过程中,需要注意如下几个关键事项。

关键一:事务控制必不可少

如不少企业在上ERP或者CRM等信息化管理系统之前,基本上都已经部署了财务管理软件。此时在企业面前就有两条路可走。一是放弃原先的财务管理软件,然后利用ERP系统中的财务模块来代替。二是不够买ERP系统中的财务管理模块而继续使用原有的财务管理软件,然后通过集成让他们两个系统协调工作。如果使用前者,那么企业的信息化项目建设必然出现重复投资的情况,而且还会加大项目的风险。而如果选择后者的话,企业需要额外来进行项目集成方面的工作,当然这项工作也存在一定的风险。两个方案可谓各有利弊,就看企业如何选择了。

如果企业选择后者,即选择集成方案的话,那么在选购集成产品的时候需要注意,在集成方案中也要有事务控制等方面的能力。如ERP库存管理系统与财务管理系统之间的结合点就是收货单或者出货单等相关单据。集成方案的功能就是将这些单据根据一定的规则转换为财务系统中的应付帐款或者应收帐款等凭证。此时集成产品不仅仅只是负责单据的转换,而且还应该有一定事务的控制能力。如有时候虽然有收货单,但是由于种种原因,如供应商没有及时提供发票等因素,不能够将这个收货单转换为应付帐款。类似的控制需要在集成产品中有所体现。不然的话,如果只是数据的传递,在财务系统中处理起来就会非常的麻烦。

对此笔者的意见是,对于集成产品最好也做成那种平台,可以允许用户自定义。至少可以用户根据实际情况,对需要转换的数据进行过滤。如将不符合条件的收货单等过滤掉。如此的话,可以节省财务系统中应付帐款二次审核的时间。只有符合既定条件的收货单等单据才会被转换为对应的财务凭证。这种控制在实际工作中是非常必要的。

关键二:转换处理能力不可少

当将数据从一个系统通过集成产品转换到另一个系统的时候,往往不仅仅是数据的简单传递。在这个传递的过程中,需要对原始数据进行一定的处理与转换。

如在ERP系统中在产品报价的时候,可能采取的是价税合一的策略。即在产品的价格中,不仅包含产品的买价与售价,而且还包括一些税金,如应交增值税等等。而在财务系统中,处于核算的需要,必须要求将价税进行分离。即税金管税金,实际的买价归买价。如果采用一些一体化的解决方案,如采用ERP系统中的财务模块,那么在将出货单等单据转换为财务系统中的应收应付凭证,就会自动完成这个价税分离的工作。而如果采用集成的方案,那么这个工作就需要集成方案来完成。

再如,在生成应付帐款凭证的时候,会有一个应付日期。这个日期也需要进行推算,而不仅仅只是简单的将收货日期更新到对应的应付帐款凭证中。这个日期往往是结合收货单或者发票上的日期与供应商或者客户的付款条件,最后测算出来的一个日期。如果这项工作由财务人员手工来完成,即进行手工的修改,那么工作两会非常的的大。最主要的是,这项工作没有什么技术含量,是重复劳动的事情。完全可以由系统来完成。针对这种情况,就要求在设计这两个系统的集成方案时,需要其具备一定的数据转换能力。而不是一个数据的简单转移。

其实不仅在ERP系统与财务管理软件集成有这方面的要求。在CRM与ERP系统、CRM与财务管理软件集成时,也都有类似的需求。故集成方案必须具有对原始数据的转换能力,这是必须具备的一项功能。

关键三:双向操作功能不可少

在集成方案中,数据流与信息流应该是双向流动的。如上面笔者谈到过一个ERP系统与财务系统集成的案例。在这个案例中,就要求信息流必须是双向流动的。如通过集成产品,将ERP系统中的收货单转换为应付帐款。当将收货单顺利转换为应付帐款时,集成方案还应该回馈一个信息给ERP系统,告知已经成功转换为应付帐款,并作上相关的标记。只有如此,才能够防止后续的第二次重复转换。

其次,大部分情况下,财务人员可能需要对生成的应付帐款进行修改。对于这些情况也必须反映到ERP系统中去。如在应付帐款审核的时候,发现某张收货单原始凭证有问题。此时会要求仓库人员进行更正。因为财务制度要求原始凭证必须与记账凭证一致。故财务人员不能够直接更改记帐凭证。在这种情况下,财务用户需要删除原有的应付凭证。此时集成产品应该将这个删除的操作再返回给ERP系统。只有如此,ERP系统才会删除收货单上的已结帐标记。如果不删除这个标记的话,收货单不能够进行更改(这是ERP系统中最简单的逻辑控制),同时也不能够再次转换为应付帐款。

类似的情况还有许多。如在审核时,财务人员可能觉得只有一半符合需求,即只结帐一半的金额。剩余的金额需要在下一次的时候再结帐。此时集成产品也需要将这方面的信息传递给ERP系统。以方面后续的操作与查询。总之,笔者举这么多的例子,需要说明的就是一个问题。在选购集成产品的时候,信息流往往是双向的。即要在两个被集成的系统之间相互传递信息。现在市场上不少的产品,没有具备这方面的能力。故企业用户在选购的时候,需要多多关注一下。

关键四:成功实施经验不可少

在选择集成方案的时候,如果选择的是现成的成品,那么必须要考虑这个产品以前是否有成功实施的案例。如果选择的是定制,那么就必须考虑对方的设计人员是否有项目集成的实际工作经验。如笔者上面所讲的这些规则,如果没有丰富经验人员是很难想的周全的。只有亲身经历的人员或者成品才能够有切身的体验。

在集成工作中,企业用户可能是第一次碰到。他们没有这方面的经验,为此很难提出一个周全的集成方案。在这种情况下,只有要求对方的产品或者派出的设计人员具有相当丰富的经验,能够根据需要集成的系统与企业的环境,提出转换过程中可能会遇到的一些数据转换问题,向企业询问哪些信息需要双向流动,需要对哪些事务进行控制等等。其实如果只是数据的同步,那么系统集成是非常简单的,有时候甚至通过数据库就可以完成。而正是因为集成过程中需要考虑到方方面面的问题,所以系统集成才会成为一个新的行业。

总之,如果企业无论是选购成品还是定制解决方案,这个经验都是必不可少的。如果对方派出人员有比较丰富的项目集成经验,那么企业可以少走很多冤枉路;集成的效果也会更好。

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